La comparecencia ante los medios de comunicación es uno de los momentos clave para cualquier empresa en el ámbito de las Relaciones Públicas y la Comunicación. No sólo por la exposición pública que tanto marca como portavoz llevan a cabo de los objetivos, resultados y novedades de la compañía, sino porque durante el tiempo que dure la rueda de prensa, la empresa tiene comunicación directa con los periodistas de su interés, ese selecto y reducido grupo de personas que día sí y día también comparten contenido en los medios de comunicación sobre el sector en el que opera la empresa y su competencia directa.
La principal finalidad de una rueda de prensa es informar y fidelizar a los periodistas al darles contenido noticiable y de calidad, fomentando una relación sinérgica entre la empresa como fuente de información y opinión y los medios de comunicación, que se hacen eco de los datos y valoraciones de la compañía y contribuyen a construir el tan importante valor reputacional para la marca a raíz de la difusión del contenido de la comparecencia. En otras palabras, ayudar a los periodistas a hacer bien su trabajo mientras ellos se hacen eco de unos mensajes clave cuidado y estratégicamente elegidos por la empresa.
Cuando ya cumplimos un año de pandemia, cabría preguntarse… ¿cómo han cambiado las ruedas de prensa? Una comparecencia ante los medios no deja de ser un evento corporativo, y como tal, se realizaba -en época pre-pandemia- en un lugar físico y reunía a muchas personas en poco espacio, por lo que su realización pasó a ser incompatible con las medidas sanitarias recomendadas desde hace un año.
Si bien la tecnología no pudo evitar la cancelación de ferias y eventos que requerían una puesta en escena presencial, ni ha conseguido suplir todavía la valiosa interrelación entre personas en materia de networking, sí se convirtió en una auténtica aliada para las organizaciones en el ámbito de las ruedas de prensa. Desde una pyme hasta el presidente del Gobierno, tras la propagación de la COVID-19 cualquier organización aprovechó plataformas de videoconferencias para mantener una comunicación fluida a distancia con empleados, clientes, proveedores y, evidentemente, los medios de comunicación.
La digitalización de los procesos
Los escenarios digitales se convirtieron en una tabla de salvación para todas empresas e, incluso, abrió oportunidades de organización de eventos a empresas más pequeñas que, en época pre-pandemia, jamás se podrían haber planteado la realización de un evento. Además de ser una solución para evitar riesgos sanitarios, permitieron abaratar costes, facilitar la conexión y asistencia virtual de periodistas de todas partes de España y del mundo, y amplificar la comunicación en todos los sentidos.
La experiencia es un grado. ¿Qué resultados consiguieron las empresas en sus comparecencias de prensa digitales durante los últimos 12 meses? Nuestra propia estadística habla por sí sola: un aumento del 30% de la disponibilidad y asistencia de los periodistas, un ahorro del 70% del tiempo de organización y convocatoria y una repercusión un 25% superior en prensa, radio y medios digitales. Y, si bien el formato de videoconferencia no es el preferido de las televisiones, muchas son ya las noticias emitidas mediante captura de pantalla en streaming de una comparecencia.
Las ruedas de prensa digitales han venido para quedarse por su comodidad, facilidad organizativa y ahorro en costes y tiempo, algo que va de la mano de las necesidades de los propios periodistas que, instalados de manera permanente en el multitasking, disponen cada vez de menos tiempo para desplazamientos y centran sus esfuerzos en la elaboración de las piezas y el contraste de las fuentes.
Llegados a este punto, algo es innegable: toda crisis trae oportunidades, y en el ámbito de las ruedas de prensa se han hecho más que evidentes en el último año. La adaptación de cualquier empresa a la coyuntura económica y tecnológica de la industria en la que opera es la clave tanto de su éxito como de su supervivencia. Y si las ventajas de los eventos corporativos presenciales son más que evidentes, los inconvenientes también. Son tiempos de cambio, de transformación digital y de aprendizaje permanente. El coronavirus sólo ha sido un acelerador de ese progreso.
